Eén van de eerste vormen van bureaucratie die je waarschijnlijk zult tegenkomen is de noodzaak om buitenlandse documenten te moeten ‘legaliseren’.
Bepaalde landen hebben traditioneel ingevoerd dat relevante ambassades of consulaten de geldigheid van alle buitenlandse documenten moeten verifiëren voordat deze lokaal geaccepteerd kunnen worden. Voorbeelden van dit soort documenten zijn geboortecertificaten, huwelijks- en overlijdensaktes en bepaalde vormen van commerciële akten. In 1961, is tijdens de Conventie van Den Haag de apostille geïntroduceerd als de officiële standaard voor het waarderen van buitenlandse documenten. In België zul je merken dat plaatselijke beambten zullen verwachten dat je in het bezit bent van een apostille bij het voorleggen van ieder willekeurig officieel document dat oorspronkelijk afkomstig is buiten België (los van een vertaling van het document!).
Een apostille is een genummerd en gedateerd certificaat en wordt soms ook vergeleken met een ‘postzegel’ vanwege de maat en vorm. De apostille wordt door de uitgevende overheid aan een officieel kopie van het document bevestigd. Indien je een document, bijvoorbeeld je geboortecertificaat, gelegaliseerd moet hebben, is het noodzakelijk dat je deze met het verzoek voor een apostille toestuurt naar de desbetreffende overheidsinstelling in het land waar het document is uitgegeven. Je moet duidelijk specificeren dat je een apostille nodig hebt, want er zijn ook andere manieren om documenten te legaliseren. Een apostille is echter de enige optie die de vereisten van de Conventie van Den Haag behaalt en tevens in België geaccepteerd is.
Voor documenten oorspronkelijk uit Groot Brittannië, zijn er kosten van £12 aan verbonden. Documenten moeten via geregistreerde post worden verzonden naar: The Legalisation Office, 20 Victoria Street, London, SW1H 0NZ. In Ierland dienen documenten verzonden te worden naar het Department of Foreign Affairs, Consular Section, 80 St. Stephen’s Green, Dublin 2. Zowel Australië als de Verenigde Staten vereisen dat documenten gelegaliseerd worden door de staat die het document heeft uitgegeven, in plaats van door een lokaal agentschap. Neem contact op met je lokale ambassade of consulaat voor details over prijzen en voor adressen van desbetreffende overheidsinstellingen. Meer informatie over apostilles is beschikbaar bij emigrantorganisaties in België en op de websites van de ambassade.