Una volta trovato un appartamento o una casa da affittare, dovrai negoziare e concludere un contratto d'affitto. Dovrai leggere il contratto attentamente prima di firmarlo e, se avrai dei dubbi o domande, fatteli tradurre o spiegare da qualcuno.
Un contratto d’affitto indicherà la proprietà che affitti, e include l’indirizzo della via e dell’appartamento. Se ci sono privilegi o camere aggiuntive dovranno essere incluse nel contratto di base. Se stai affittando un appartamento semi ammobiliato anche questo dovrà essere incluso nel contratto con l’annotazione di che cosa è incluso o meno.
Il contratto indicherà il totale dell'affitto mensile, la data del pagamento e il metodo (trasferimento bancario), e i costi delle multe di ritardo. Dovrà anche includere i dettagli dei costi aggiuntivi. In aggiunta all'affitto dovrai inoltre pagare dei costi mensili aggiuntivi.
Il contratto dovrà inoltre includere il totale e le condizioni del deposito per i danni. Quando lasci l'appartamento dovrai ridare l'appartamento nelle stesse condizioni in cui l'hai trovato, nel caso contrario il proprietario può utilizzare il tuo deposito per coprire i costi delle riparazioni. Il deposito viene tenuto fino a che l'ultimo pagamento è stato fatto perciò può passare del tempo prima di riceverlo.
La maggior parte dei proprietari richiedono un deposito di uno a tre mesi di affitto se possibile. Dovresti cercare di mettere questo deposito in un conto bancario bloccato, per cui è richiesta l'autorizzazione di entrambi (te e il proprietario) prima di rilasciare il denaro. Molti proprietari accettano una garanzia dalla banca per il totale del pagamento. Puoi metterti d'accordo con la tua banca, per una spesa minima annuale. Fai attenzione ai proprietari che richiedono una clausola per il ritorno della proprietà in uno stato perfetto, al posto che richiederlo nelle stesse condizioni dell'inizio. Se accetterai questa clausola potresti arrivare a pagare costi di rinnovo anche per gli inquilini precedenti oltre che ai tuoi.
Altre condizioni e termini nel contratto includono periodi di notifica e multe. I diritti degli inquilini sono molto ben protetti in Belgio. Buttare fuori un inquilino che causa problemi considerevoli è un processo che dura mesi se non anni, e queste condizioni sono molto limitate. Nella maggior parte dei casi dovrebbe darti un lungo periodo di notifica e pagarti una multa (non vuol dire che devi prendere l'abitudine di farti buttar fuori però!). Per questa ragione molti proprietari insistono nel verificare il tuo impiego, residenza e altri dettagli prima di accettarti come inquilino. Se vuoi terminare il contratto, ci sono dei periodi di notifica da seguire e molte volte dei costi aggiuntivi da pagare. È diventata un'abitudine includere una clausola diplomatica nel contratto standard. Questo ti permette di terminare il contratto in 30 giorni nel caso devi partire per lavoro o cambiarlo.
Un contratto standard in Belgio è di un periodo di 9 anni e si riferisce come un contratto a 3-6-9. Questo vuol dire che l'affitto può aumentare solo all'inizio di un periodo di 3 anni, e solo se è messo per iscritto. Sotto contratto standard, dovrai dare almeno 3 mesi di notifica per iscritto per poter chiudere il contratto (di solito si notifica sei o nove mesi prima). Se rompi il contratto prima del primo anno, dovrai pagare una multa di tre mesi di affitto. Durante il secondo anno, la multa si riduce a due mesi di affitto e nel terzo anno, di un mese di affitto. Dopo il terzo anno, non ci sono più multe da pagare dando però la notifica adeguata. Dopo di che, ogni tre anni, il proprietario può richiederti di andare via se dovesse aver bisogno della proprietà per se stesso o per la famiglia, ma deve darti un preavviso di 6 mesi e pagarti una bella somma (nove mesi di affitto dopo tre anni e sei mesi dopo sei anni). Se il proprietario non rispetta i termini di preavviso, dovrà pagarti 18 mesi di affitto. Alla fine dei 9 anni del periodo di contratto, quest'ultimo si rinnova automaticamente per altri 9 anni a meno che tu o il proprietario non avete intenzione di non rinnovare, in questo caso dovrete farlo sapere per iscritto almeno sei mesi prima.
È sempre meglio includere una clausola diplomatica nel contratto, però, a meno che non sei amico del proprietario, la corte Belga non te lo obbliga. Puoi però persuadere il tuo datore di lavoro a rimborsare i trasferimenti.
Anche se potrai negoziare alcuni cambiamenti del contratto standard, potrai trovare difficile l'aiuto della corte in caso di battibecchi con il proprietario con risultato di azioni legali.
Tecnicamente, potrai essere multato per dimenticarti di questa formalità, è nel tuo interesse ricordarti di registrare il contratto e eventuali cambiamenti. Non ascoltare il proprietario che ti dice di non preoccuparti di questo processo: se il proprietario volesse riaffittare la proprietà, il nuovo inquilino avrà lo stesso tipo di contratto con gli stessi termini se registrerai il contratto; se non lo farai, il nuovo inquilino ha il diritto di mandarti fuori, aumentare l'affitto o cambiare altri termini del contratto.
In Belgio, dovrai pagare un deposito di tre mesi di affitto, in contanti o ottenendo una garanzia dalla banca, e un inventario fatto prima della firma del contratto. L'Associazione Belga dei Consumatori pubblica un libretto intitolato Guide de la Location/Huren en Verhuren, che spiega i termini standard dei contratti e le clausole. Contatta Test Achats/Test Aankoop, rue de Hollande 13, 1060 Brussels (Tel. +32 (0)2-536 6411).