1. La première chose à faire est de soumettre des noms possibles pour votre compagnie au Registre Mercantile (Registro Mercantil Central) pour vérifier que nulle autre compagnie n'est enregistrée sous le même nom. S'il n'y en a pas, vous recevrez ce qui est appelé un Certificat de Nom Négatif (Certificado Negativo de Nombre). Bien que le nom ne soit pas inspirant, sans lui vous ne pourrez pas incorporer votre compagnie. Le Registre Mercantile a récemment simplifié la procédure pour que le processus prenne seulement quelques jours. Vous pouvez utiliser aussi le site internet du Registre (www.rmc.es – en espagnol seulement) pour consulter des noms de compagnie déjà énumérés et soumettre de nouveaux en ligne.
2. L'étape suivante est de demander un code d'identification fiscal de compagnie temporaire (código d'identificación fiscal/CIF) et de s'inscrire pour la TVA (IVA). Toutes les entreprises et les indépendants doivent s'inscrire pour la TVA en Espagne. Votre CIF agira comme votre numéro de TVA et vous permettra d'ouvrir un compte bancaire sous le nom de la compagnie et de déposer le montant de capital exigé, nécessaire avant toute incorporation (voir 3 ci-dessous). Vous, ou votre comptable, pouvez demander un CIF au bureau fiscal (agencia tributaria) le plus proche de l'adresse de votre entreprise. Vous pouvez faire une demande en ligne (www.aeat.es/agencia/direc ), mais seulement si votre niveau d'Espagnol le permet. Pour demander votre numéro CIF, vous devez fournir les détails suivants : le nom de votre compagnie (et le Certificat de Nom Négatif du Registre Mercantile), l'adresse de la compagnie et une pièce d'identité sous la forme d'un passeport ou permis de résidence (si vous avez un). Le bureau fiscal vous remettra alors un certificat appelé un Fiscal Identificación qui y a votre numéro CIF.
3. Dès que vous avez un CIF, vous pouvez ouvrir un compte bancaire dans le nom de la compagnie et déposer le montant de capital exigé . Le certificat du bureau fiscal indique le nom de votre compagnie avec l'adjonction en constitución, qui signifie que votre compagnie est dans le processus d'être incorporée. Vous recevrez un autre certificat (Certificado del Desembolso Efectuado) prouvant que vous avez payé ce montant dans votre compte d'affaires. Il ne vous est pas permis de retirer de l'argent tant que la compagnie n'est pas été officiellement incorporée et l'incorporation ne peut pas survenir à moins que le notario n'ait la preuve que l'argent a été déposé, avec le susdit certificat. Le certificat est nécessaire afin d'obtenir votre CIF permanent (voir 6 ci-dessous).
4. La constitution de compagnie, ou l'acte d'incorporation, peut alors être préparée et signée avant un notario. Cet acte (et le fait de s'inscrire auprès du Registre Mercantile – voir ci-dessous) est ce qui rend votre compagnie légale en Espagne, assurez-vous ainsi que vous savez exactement ce que vous et vos partenaires signez avant que vous n'arriviez à ce stade. Si vous n'êtes pas clairs du sens de quoi que ce soit, faites traduire les documents pertinents et, au besoin, posez des questions. Le bureau du notario est l'endroit pour la signature et le tampon officiel, et pas pour les questions, donc vous devez être satisfait de tous les papiers avant d'en arriver là. Votre avocat, conseiller fiscal ou gestor devraient vous accompagner pour s'assurer que tout se passe comme prévu. Le bureau d'un notario peut être un endroit déconcertant pour les étrangers, donc vous aurez besoin de quelqu'un avec vous qui non seulement parle Espagnol mais qui connait déjà la situation. Votre conseiller professionnel peut arranger tout le susdit pour vous, mais vous devriez vérifier qu'un d'entre vous apporte la documentation suivante quand vous allez signer au bureau du notario :
- Le Certificat de Nom Négatif du Registre Mercantile (voir 1 au-dessus);
- Le CIF temporaire de la compagnie (voir 2 au-dessus);
- Le certificat prouvant que vous avez déposé le capital exigé (voir 3 au-dessus);
- Les documents pour prouver l'identité des partenaires de fondation.
Le notario aura aussi besoin de voir les arrêtés de compagnie, qui devraient inclure des détails tels que votre raison sociale et but d'affaires, l'adresse d'entreprise, votre capital et le nombre d'actionnaires. Vous devrez annoncer si les directeurs et administrateurs seront payer et, si c'est le cas, de quelle manière. Finalement, vous devrez détailler votre exercice fiscal, qui ne peut être plus d'une année civile. L'exercice fiscal est du 1 janvier au 31 décembre et il est plus simple si l'exercice fiscal de votre compagnie est le même, puisque vos procédures de comptabilité seront encore plus compliquées si vous choisissez une différente période. Après la signature, votre compte bancaire de compagnie peut être activé et les signataires autorisés enregistrés avec la banque.
5. Dans les 30 jours suivant la signature de l'acte d'incorporation, deux choses doivent être faites. La première est de payer 1 pour cent du montant du capital déposé à votre bureau fiscal local; c'est un droit de timbre (quelquefois appelé la taxe de transfert). Vous aurez besoin d'emporter votre acte d'incorporation et votre CIF et de remplir le formulaire exigé. Deuxièmement, vous devez inscrire votre compagnie au Registre Mercantile. Pour cela vous aurez besoin de nouveau de votre acte d'incorporation, avec la preuve que vous avez payé le droit de timbre et votre Certificat de Nom Négatif (voir 1 au-dessus).
6. L'étape finale dans ce long processus est d'obtenir votre CIF permanent au bureau fiscal et d'inscrire votre compagnie pour l'impôt sur les activités économiques (Impuesto sobre Actividades Economicas – IAE) afin d'obtenir un permis d'affaires (appelé aussi le permis IAE, bien que souvent les gens utilisent sont anion nom, un fiscal licencia). Pour cela vous aurez besoin du certificat de CIF temporaire, votre acte d'incorporation et une photocopie de votre enregistrement avec le Registre Mercantile. Si votre chiffre d'affaires annuel est moins de €1 million, vous pouvez ne pas payer la taxe sur les entreprises. Cependant, vous devez tout de même vous y inscrire car vous vous devez d'avoir une catégorie fiscale.
Si vous dirigez une compagnie par opposition à être un commerçant individuel, vous devez vous inscrire aussi pour l'impôt sur les sociétés (Impuesto sobre Sociedades) après que votre compagnie a été incorporée. Apportez tout au bureau fiscal et inscrivez votre compagnie au Recensement des Contribuables en remplissant le formulaire 037. Il est recommandé de demander à une société expérimentée de comptables (asesoria fiscal) de vous aider avec cela et de soumettre vos déclarations d'impôt sur les sociétés.
Ci-dessous, une liste des numéros et codes diverses et variés que vous devrez avoir avant de commencer les affaires :
- NIE
- CIF
- Numéro de sécurité sociale / Código Cuenta Cotización
- Catégorie Fiscale / Epigrafe