A continuación encontrarás una guía para los pasos que debes seguir para constituir legalmente una empresa. No es un sustituto de los servicios legales y profesionales, pero ¡puede ayudar a mantener a sus asesores muy intrigados!
1. Lo primero que hay que hacer es enviar los posibles nombres de la empresa en el Registro Mercantil (Registro Mercantil Central) para verificar que ninguna otra empresa sea registrada con el mismo nombre. Como prueba de la efectiva ausencia de un nombre idéntico recibirás un certificado llamado “Certificado de Nombre negativo". Esto probablemente pueda aparecer un trozo de papel poco interesante, pero sin él no se puede incorporar a ninguna empresa. El Registro de Comercio recientemente ha simplificado el procedimiento de control para que el proceso requiera sólo unos pocos días. También puedes utilizar la página web del Registro (www.rmc.es/ , en español) para consultar on-line los nombres de las empresas enumeradas en la lista y proponer otros nuevos.
2. El siguiente paso es solicitar un código de identificación provisional del impuesto de sociedades que es el Código de Identificación Fiscal / CIF y registrarse para el impuesto (IVA). Todas las empresas y los trabajadores autónomos deben inscribirse para pagar el IVA en España. El número CIF funciona como el número IVA y te permite abrir una cuenta bancaria en el nombre de la empresa y depositar la cantidad de capital necesaria para que la incorporación esté hecha (ver 3). Tú, o tu contable, puedes solicitar un número CIF a la agencia tributaria más cercana a la dirección de tu empresa. Se puede solicitar también on line (www.agenciatributaria.es ), pero sólo si tu español es fluido. Para reclamar tu número CIF, tienes que dar la siguiente información: el nombre de tu empresa (y el Certificado Negativo del Nombre del Registro de Sociedades), la dirección de la empresa, y la identificación en forma de pasaporte o permiso de residencia (si tienes uno). La oficina de impuestos emitirá un certificado llamado identificación fiscal con el número de CIF.
3. Después de recibir un CIF, puedes abrir una cuenta bancaria en nombre de la empresa y depositar la cantidad de capital. El certificado de la oficina de impuestos nombra a la empresa con la adición de las palabras en constitución, eso significa que tu empresa está a punto de incorporarse. Recibirás un nuevo certificado (Certificado en el Desembolso Efectuado), lo que demuestra que has pagado esta cantidad en tu cuenta de negocios. No estás autorizado para retirar el dinero que depositas hasta que la empresa no haya sido formalmente incorporada, y la incorporación no puede ser efectuada a menos que el notario no demuestre (con el certificado que se mencionó anteriormente) que el dinero haya sido efectivamente ingresado. Se requiere también el certificado para obtener el CIF permanente justo antes de empezar los negocios (ver 6).
4. La constitución de la sociedad, o de la asociación puede ser preparada y firmada ante un notario. Este acto (y el registro de su empresa en el Registro Mercantil - véase más adelante) es lo que hace a su empresa legal en España, así que asegúrate saber exactamente lo que firmaste, tú y los posibles socios, antes de llegar a este punto. Si hay algo que no te queda muy claro porque no entiendes el significado, intenta traducir la documentación y, si es necesario, haz todas las preguntas con tiempo (a tiempo?). La oficina del notario es el lugar ideal para firmas y sellos oficiales y no para dudas o preguntas, entonces debes estar en conformidad con todas las prácticas cuando llegues allí. Su abogado, asesor fiscal o Gestor debe acompañarle para asegurarse de que todo vaya bien y sea correcto. La oficina del notario es siempre un lugar que puede provocar confusión a los extranjeros, por eso necesitas a alguien a tu lado, que no sólo sepa hablar en español con fluidez, si no que realmente sepa cómo moverse. Su asesor profesional debe ser capaz de organizar todo lo que hemos descrito anteriormente, pero hay que asegurarse de que uno de ustedes traerá consigo la siguiente documentación cuando se va a firmar en el notario la oficina:
El notario también tendrá que leer las condiciones de la empresa, que deberán ser incluidas en el estatuto con detalles como por ejemplo el nombre de la empresa y el fin comercial, la dirección de la empresa, su capital y el número de accionistas. También debe indicar si todos los funcionarios o directores serán pagados y, en caso afirmativo, hay que explicar cuál será la forma de pago. Por último, es necesario describir en detalles el año fiscal de su empresa, que puede ser no más de un año. El año fiscal comienza el 1 de enero y llega hasta el 31 de diciembre y es más fácil si el año fiscal de la empresa es el mismo, como el proceso contable será aún más complicado si eliges un período diferente. Después de la firma, su cuenta bancaria puede ser activada y los quienes estén autorizados para firmar pueden ser registrados en el banco.
5. Dentro de los 30 días después de la firma, hay dos cosas más para hacer. La primera es para pagar el 1% del dinero depositado en su oficina local de impuestos, se trata de un sello (a veces llamado transferencia fiscal). Tendrás que traer tu acto de constitución y el número C.I.F y rellenar el formulario requerido. En segundo lugar, debes registrar tu empresa en el Registro Mercantil. Para hacer eso necesitarás otra vez de u acto de constitución junto a la prueba de pago del impuesto del sello y el Certificado de Nombre negativo (ver 1).
6. La fase final de este largo proceso es obtener el CIF permanente en la oficina de los impuestos y registrar tu empresa bajo el impuesto sobre las actividades económicas, llamado IAE, con el fin de obtener una licencia comercial. (Confusamente, la licencia también es conocida como el IAE, aunque es conocida también por su nombre antiguo, es decir, licencia fiscal). Por eso es necesario un certificado que enseñe el CIF provisional, la escritura y una fotocopia de su inscripción al Registro Mercantil. Si el volumen de negocios anual (facturación) es inferior a € 1 millón, no tendrás la obligación de pagar impuestos. Sin embargo, todavía debes registrarte, para que tu negocio o profesión, tenga una clase de impuestos.
Si está trabajando en una empresa en lugar que en propio, debes inscribirte al Impuesto sobre Sociedades después del establecimiento de la compañía y tener toda la documentación pertinente. A continuación, debes llevar toda la documentación al IRS y registrar tu empresa en el censo de los contribuyentes compilando un módulo 037.
Es aconsejable tener una Asesoría fiscal de contables con mucha experiencia que te pueden ayudar, llenar y presentar la declaración de impuestos de tu empresa.
A continuación hay una lista de números y códigos que puedes necesitar para comenzar tu negocio: